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        浅谈如何快速起草会议纪要

        浏览次数: 日期:2015年2月15日 14:53

        周涛摘自《文秘园地》

        起草各类会议纪要是办公室的基本职能之一,也是文秘人员的一项基础性、经常性工作。能否高质量、高效率起草会议纪要是办公室办文、办会、办事水平和工作效率的具体体现。笔者认为,快速起草会议纪要需要做好以下几个方面的工作。

        一、做好会议准备。会前认真研究会议议题、会议材料和参会人员等基本情况,对快速起草会议纪要至关重要。

        (一)总体把握会议情况。会议记录人应在会前弄清楚会议研究的议题,再根据议题汇报人、列席单位等情况,大致推测会议将研究的主要内容和可能做出的决策,对议题情况仍不熟悉的可以向汇报人了解议题相关情况,这样就会对会议有了一个整体的把握。多个议题的一定要提前拟好会议议题单,逐个弄清议题情况,最好是根据实际情况提出每个议题讨论时限要求,提高会议的效率。

        (二)熟悉掌握会议材料。会议记录人应在会前及时收集并提前熟悉相关会议材料,根据材料弄清汇报单位提出的具体请求或建议,预测会议讨论的焦点。通常情况,汇报单位请求解决的具体困难和问题往往就是会议讨论的焦点,会议主持人最后一般都会对讨论内容进行总结,即“拍板”,往往拍板的事项就是会议纪要中“会议决定”事项。只有会前对这些内容有所了解,会中才能把握关键,有针对性的进行重点记录。

        (三)提前拟写纪要提纲。拟写纪要提纲是会前准备中最为重要的一步,也是会后快速起草会议纪要的关键。会议纪要一般都有规范且相对固定的模式,会议记录人应根据会议议题、材料及会前掌握的会议相关情况提前拟写纪要提纲,纪要提纲就是会议纪要初稿,带上纪要提纲听会做记录就有了很强的针对性,只要稍加修改就是一篇成熟的会议纪要了。

        二、做好会议记录。高效快速起草会议纪要,念好“快、要、略、代”四字诀做好会议记录至关重要。

        (一)快速记。书写运笔要快,字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。

        (二)择要记。要围绕会议议题、主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,要重点记录发言者的发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不计,记录时只需记下语句的中心词就可以了。

        (三)省略记。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一条曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。

        (四)代替记。用较为简便的写法代替复杂的写法,用姓代替全名;用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;用一些数字和国际上通用的符号代替文字;用汉语拼音代替生词难词;用外语符号代替某些词汇,等等。

        三、快速起草纪要。快速整理会议记录起草会议纪要,把握以下几个关键点至关重要。

        一)把握基本点。就是要把握住会议纪要的写作要点,这一点基本上在会前准备时就做好了,也就是会前起草的纪要提纲,会后比照纪要提纲结合会议记录进一步修改完善就可以了。

        (二)把握侧重点。就是要把握住会议的中心议题,侧重表达大家已经取得一致或基本一致的意见,重点围绕会议研究的中心议题、与会人员取得的一致意见和会议主持人的总结性讲话。

        (三)把握相关点。好的会议纪要应该具备及时性、准确性、合法性和可操作性等特点,因此,起草会议纪要时要注意语言表达的准确性,防止产生歧义;注意重要决定的依据性,防止互相矛盾;注意付诸实施的可行性,防止影响操作。

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