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        怎样写好工作总结

        来源:《秘书工作》 浏览次数: 日期:2015年7月1日 15:43

        文/周涛摘自《秘书工作》

        写好工作总结是秘书工作者的重要工作和职责,是笔杆子必备的基本功。笔者在实践中体会到,总结要写好,三要不可少,即情况要清楚,思想要深刻,写作要创新。
            一、总揽情况
            总结总结,先总后结,总是总揽情况,结是结晶思想。总的情况要清楚,笔者的体会是三要
            一要两下功夫,弄清半熟情况。很多总结是给我总结,自己的情况当然是清楚的,再扩大一点,写本单位工作总结,情况至少是比较清楚的。但这种清楚和比较清楚对于写总结报告来说还只能算个基本清楚,笔者把它叫做半熟状态,还需要朝着更加清楚的方向下更深功夫
            功夫一:纵、横、大、新四遍梳理。是从时间上梳理,是从事件上梳理,是从大事上梳理,是从创新(亮点)上梳理。纵横梳理是基础梳理,大新梳理是上层梳理,真正要写进总结的事情,主要是大的事情和富有创新亮点的事情。
            功夫二:跳出局外对照比较。当局者迷,旁观者清。我们有必要跳出来看一看,请别人说一说,和外面比一比,这样,就更清楚哪些是真正成绩,哪些是主要问题,哪些事大哪些事小,哪些当写或不当写。尤其是经验总结和先进材料,一定要比较,找出个性事”“特色事”“独立事”“亮点事
            二要六听三看三查,弄清陌生情况。一是六听,即听主要领导宏观讲,听中层干部中观讲,听职工微观讲;听正面的了解成绩,听中间的了解情况,听反面的了解问题。有了前三听情况就有了个八九不离十,加上后三听情况就更加明了清晰,正所谓兼听则明,偏信则暗。二是三看,即看材料、看数据和看现场。看材料包括看综合性材料、看单型材料、看方方面面的材料。看材料其实是走捷径,写得好的材料是可以为己所用的,但也容易被牵着走,自己要有判断。看数据包括看年度月度的报表,看一天的原始数据,看一个阶段的数据变化。当前经济社会各方面的总结,越来越重视数据这一块。看现场包括看准备了的现场,看随机抽样抽到的现场,有时也要看负面现场。现场最具真实性和生命力。三是三查,即查上情,了解上一级直至中央精神;查外情,了解外地经验甚至外国经验;查史情,了解历史状况和发展变化情况。查三情很重要,它决定总结对六听三看所获材料的取舍。
            三要从情况总汇到情况总揽。笔者理解的情况总汇是一天说不完,情况总揽是一两句话可以说明白。前者是说情况了解得全面丰富,后者是说情况掌握得准确要害。用两个词形容,前者可以铺天盖地,后者一定顶天立地。前者是基础,后者是升华。总汇需要花功夫,总揽需要有能力,这种能力是从总体上驾驭、从宏观上把握、能够提纲挈领的能力。而我们有的时候,会困在大量的材料里,坐拥其中走不出去、陷足里面拔不出来。从总汇到总揽须有一个过程,一个学习与锻炼的过程,一个培养与成长的过程,一个从低到高的过程。
            二、结晶思想
            总结,总是事实,是依据,是基础和前提;结是结论,是思想,是本质和规律。总结总结,易总难结,总结的根本特性就在上面。如何结出思想来?笔者的体会是个坚持
            一是坚持实事求是的根本原则。以事实为依据,是成绩说成绩,是问题说问题,成绩不可夸大,问题不可回避。在实事的基础上求是,求本质求规律。既要就事论事,更要就事论是
            二是坚持运用科学方法。既要看到现象,又要看到本质;既要看到主流,又要看到支流;既要看到成绩,又要看到问题;既要看到前景美好,又要看到道路曲折。新事物需要敏锐发现,老问题需要挖掘发现;大事中发现小问题,小事中发现大价值;坏处不忘发现好,好处留心发现差;都在搞的工作要发现个性特征,单个搞的工作要发现推广价值。
            三是坚持与时俱进。总结要与时代和社会同频共振,体现时代性,保持先进性,力求前瞻性。今年照着往年套,这届照着上届抄,年年总结一个样,届届总结差不多。这种外甥打灯笼——照舅(旧)的总结确实不少。我们要有春江水暖鸭先知的敏感,要有草色遥看近却无的发现,不仅能跟着时代走,还要领着潮流走。
            四是坚持特色总结。人各有体,事各有别,那种认为去年的总结今年可用的想法,肯定是错的,必定要出洋相。特色总结,贵在发掘,贵在比较,贵在俯视。一方面,先要有工作特色,再有总结特色,有妙事才有妙文;另一方面,总结也有能动性,也有一般工作的特色总结,要不,怎么有妙笔生花的呢?
            五是坚持从本质规律上寻找结论。有些总结无思想观点,只是记流水账。有些虽有思想观点,不是原创,不是特有,都是些东抄西摘来的,多是老生常谈的话,有人笑为常说的老话多,正确的废话多,漂亮的空话多,严谨的套话多,违心的假话多。好的总结应当总结出那些具有典型意义的、反映自身特点的以及带规律性的经验教训,于今后工作有实在的指导作用。话不在多而在精准,不在长而在管用。
            三、创新写作
            文章贵在创新。所谓妙笔生花,创新是妙笔之本、生花之根。笔者认为,总结的写作创新应该是全方位的。
            一是主题上创新。要做到三切合,即切合时代大主题,切合全党工作大主题,切合各级党委工作大主题。切合大主题,才是大创新,才有大作为。我们围绕这样的大主题、新主题,从实处着力,从小处开口,从新处落笔,就会起到很好的效果。
            二是题材上创新。要做到三贴近,即贴近党委中心,贴近百姓生活,贴近社会需求。重大题材的总结容易做到三贴近,个人学习与工作的小题材总结,要不要、好不好做到三贴近呢?笔者觉得完全必要也完全可以,因为小都是和大联系在一起的,众多之小积成大,无论多大来自小。
            三是支点思想上创新。主题思想如皓月一轮,支点思想如繁星点点,支点思想与主题思想的关系就是四个字:众星捧月。支点思想一般表现在经验和体会里,也可表现在做法与成绩里,更可表现在问题和教训里。
            四是材料选择上创新。总结对材料有两次需要:一次需要大量地占有材料,再次需要围绕主题精选材料。最后用在总结中的材料,要适量,要准确,要典型。总结的重要特点是典型性,主要是所用材料的典型性。笔者的选材标准是三最:最突出、最鲜亮、最有特色。
            五是结构上创新。总结的格式大都是两段式或三段式,成绩一段,经验体会一段,后面再写点问题和打算。这是常规。但常规也是可以打破的。笔者认为,总结之结构,从时间上布局也可,从空间上调度也可,从逻辑上安排也可,顺着倒着都可,无一定之规,咋好咋编排。
            六是标题上创新。总结报告的标题有一个基本固定的三加格式,那就是总结单位+时间+内容+总结。这种标题让人一目了然,但千篇一律地做,就显得刻板、枯燥、机械化。创新就是改变。笔者的做法是,一要尽可能做个主题,把三加格式放下来做个副题。二要尽可能把主题做好、做活、做美。
            七是语言上创新。总结的语言特色,应该追求平实、简洁、生动、深刻、精辟、有力。其表述手法多用叙述、议论,可用描写,还可抒情。其修辞手法可全面采用、应有尽有。总结要有妙语,一篇好的总结看后听后,要尽量让人记住一两个好句子,正所谓不求万言留青史,但望一句动人心

        (土开公司供稿)

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